Τριμελείς επιτροπές για την εκκαθάριση αρχείων ανά Διεύθυνση ή Υπηρεσία, σύμφωνα με το νόμο, συγκρότησε με απόφασή του ο Δήμαρχος. Κάθε επιτροπή αποτελείται από έναν δημοτικό σύμβουλο, με τον αναπληρωτή του, που ορίζονται από το Δημοτικό Συμβούλιο και δύο υπαλλήλους, με τους αναπληρωτές τους, που ορίζονται από τον Δήμαρχο.

Πέρα από την εκπλήρωση της υποχρέωσης που ορίζει ο νόμος, η άμεση εκκαθάριση των αρχείων είναι αναγκαία, πριν τη μεταστέγαση των Υπηρεσιών του Δήμου Καλαμάτας στο νέο Δημαρχείο (εκ βάθρων ανακαινισμένο κτήριο του παλιού Νοσοκομείου).

Η ολοκλήρωση της διαδικασίας πρέπει να πραγματοποιηθεί μέχρι 20.8.2014.